Privacy Reglement

Wat is een Privacyverklaring?

Een Privacyverklaring is een schriftelijke verklaring van de Linnartz organisatie over wat wij met verzamelde persoonsgegevens doen. Deze gegevens kunnen betrekking hebben op klanten, bezoekers, studenten, personeel. Juridisch wordt er van betrokkenen gesproken. Wettelijk zijn wij verplicht om alle betrokkenen van wie wij persoonsgegevens verwerkn te informeren over wat wij precies verzamelt en hoe wij dat doet. De meestgebruikte manier hiervoor is het hanteren van onze Privacyverklaring.

Met een Privacyverklaring weten onze bezoekers, medewerkers en andere betrokkenen precies wat wij als organisatie met hun persoonsgegevens doen, voor welke doelen en hoe u de rechten kunnen uitoefenen. De Privacyverklaring bepaalt waar wij als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor zijn en welke acties wij  ondernemen als er iets met de persoonsgegevens gebeurt. 

Reglement inzake registratie en bescherming persoonsgegevens
als onderdeel van de Europese AVG regels.

Bescherming privacy

Het Linnartz management vindt de privacy van haar studenten en de bezoekers van haar website van groot belang. Persoonsgegevens die zijn verkregen via onze website, formulieren of op een andere manier, behandelt Linnartz zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dat betekent:

• Studenten en niet-studenten zo goed als mogelijk informeren over de doeleinden waarvoor Linnartz persoonsgegevens verwerkt, onder meer via een privacyverklaring op de website.
• Het beperken van het verzamelen van persoonsgegevens tot alleen die gegevens die nodig zijn voor de doeleinden van Linnartz. Linnartz houdt zich aan de wettelijke termijnen voor het bewaren van gegevens.
• Het vragen in bepaalde gevallen aan betrokkene om uitdrukkelijke toestemming om diens persoonsgegevens te verwerken.
• Het nemen van passende beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van Linnartz persoonsgegevens verwerken.
• Het garanderen van het recht van betrokkene om persoonsgegevens op aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

Hoe verzamelen we persoonsgegevens?

Linnartz verzamelt op de volgende manieren persoonsgegevens:

• Gegevens die studenten en niet-studenten actief verstrekken, bijvoorbeeld in een formulier, via e-mail of in een telefoongesprek.
• Gegevens die studenten of niet-studenten passief verstrekken door bezoek aan de website. Bijvoorbeeld wordt, zoals gebruikelijk bij websites, het IP-adres van de bezoeker automatisch opgeslagen in de logbestanden van de webserver.

Welke persoonsgegevens worden verzameld?

Bij de uitvoering van activiteiten verzamelt Linnarz de volgende gegevens:

• Namen en gegevens ter identificatie van studenten (lidmaatschapsnummer, geslacht en geboortedatum);
• Adressen en contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres) van studenten en afnemers van diensten of producten van Linnartz;
• Het lidmaatschap, de contributiegegevens, het einde van het lidmaatschap;
• De arbeidsgegevens van studenten (naam werkgever of opdrachtgever, functie)
• Opleidingen die studenten of niet-studenten hebben gevolgd of willen volgen;
• Deelname aan activiteiten en acties;
• Toesturen aan studenten of niet-studenten van bepaalde publicaties; inclusief abonnement verschillende nieuwsbrieven via de website;
• Correspondentie van/aan studenten of niet-studenten (schriftelijk en/of digitaal);
• (Onkosten)vergoedingen van en aanstudenten;
• Verstrekte faciliteiten aan studenten;
• Gegevens die betrekking hebben op vragen, problemen, kwesties en/of (rechts)zaken van studenten in het kader van de individuele dienstverlening;
• Aanmelders van nieuwe studenten;
• Klachten van betrokkenen over Linnart betreffende organisatieaangelegenheden, beleid en/of dienstverlening;
• Vertegenwoordiging van Linnartz organisaties;
• Interessegebieden;
• Lidmaatschap sociale netwerken.

Waarvoor verwerken we uw persoonsgegevens?

Linnartz verwerkt uw persoonsgegevens voor het uitvoeren van haar activiteiten, zoals collectieve en individuele belangenbehartiging, studentenwerving en -binding, en communicatie met de studenten en niet-studenten.

Meer specifiek gebruiken we jouw gegevens voor:

• Voor identificatiedoeleinden;
• Voor het aanspreken met de juiste titel; 
• Om na te gaan of je bevoegd bent een overeenkomst met ons aan te gaan;
• Om het mogelijk te maken een account te maken en het account te beveiligen;
• Om elektronische bevestigingen van de registratie en/of de bestelling te kunnen sturen;
• Om onze klanten op de hoogte te houden van de registratie, de boeking en/of bestelling;
• Om onze (studenten)administratie te kunnen voeren;
• Om met onze klanten te kunnen communiceren, zoals bij vragen of klachten;
• Om betalingen te kunnen verwerken, voor de facturatie en het bijhouden van onze (financiële) administratie; 
• Om de bestelling te kunnen verwerken;
• Om op de website de content te kunnen tonen die daar op wordt geplaatst;
• Het per email op de hoogte houden van ons aanbod, nieuws en acties en zo nu en dan voor klantonderzoeken, sporadisch ook voor telefonische benadering over Linnartz;
• Om de browser en/of het apparaat te herkennen;
• Voor het verbeteren van de gebruikersvriendelijkheid van de website;
• Voor het maken en analyseren van bezoekersstatistieken.
  
  De specifieke persoonsgegevens die Linnartz verwerkt zijn afhankelijk van de vorm van het studentenmaatschap van Linnartz, en de vorm en het gebruik van de Linnartz-dienstverlening.

Op welke grondslagen ("rechtsgronden") is het gebruik van uw gegevens gebaseerd?

Wij gebruiken uw gegevens op basis van de volgende grondslagen ("rechtsgronden"):

• Uw toestemming;
• De gegevens zijn nodig voor het sluiten en/of uitvoeren van de overeenkomst die we met u hebben, of waar u partij bij bent;
• De gegevens zijn nodig om te voldoen aan een op ons rustende wettelijke verplichting;
• De gegevens zijn nodig voor ons gerechtvaardigd belang, of dat van een ander. Het gaat om de volgende "gerechtvaardigde belangen":

1. Ons belang om een (commerciële) relatie te onderhouden met onze klanten of studenten;
2. Ons belang om meer inzicht te krijgen in onze gebruikers en onze klanten of studenten en hun wensen.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor wij ze verwerken. In het algemeen hanteren wij daarbij de volgende bewaartermijnen:

Soort gegevens: bewaartermijn

• Klantgegevens (NAW gegevens, email adres, telefoonnummer): tot 7 jaar na de laatste transactie;
• Factuurgegevens, transactiegegevens en overige financiële gegevens: 7 jaar op basis van de wettelijke fiscale bewaarplicht;
• Gegevens in de (studenten)administratie: zolang als u met ons een overeenkomst of andere relatie hebt en tot 7 jaar daarna;
• Accountgegevens (inlognaam, wachtwoorden): zolang als u het account hebt;
• Bestelgeschiedenis (delen die niet onder de wettelijke fiscale bewaarplicht vallen): zolang als u met ons een overeenkomst of andere relatie hebt en tot 7 jaar daarna;
• Correspondentie: zolang als u een overeenkomst of andere relatie met ons hebt en tot 7 jaar daarna;
• IP adres: tot 6 maanden na het laatste websitebezoek;
• Dossiers van de juristen van Linnartz: 7 jaar vanaf het jaar van archivering.
  
  Samenwerking met andere organisaties

Linnartz heeft afspraken gemaakt met andere (vak)organisaties waarbij studenten korting krijgen. Linnartz zal uw lidmaatschap alleen bevestigen indien voldoende duidelijk is dat u daar expliciet toestemming voor hebt gegeven.

Beveiliging en geheimhouding

Linnartz neemt en bewaakt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. De medewerkers van Linnartz  die studentengegevens verwerken, hebben een geheimhoudingsverklaring getekend. Zij mogen de persoonsgegevens alleen verwerken voor zover noodzakelijk voor de hun opgedragen taak. Als Linnartz een externe partij inschakelt om persoonsgegevens op te slaan of verwerken, sluit Linnartz een verwerkersovereenkomst met deze partij die voldoet aan de eisen van de AVG. Linnartz bewaart backups van haar gegevens bij op een veilige locatie en spant zich in om digitale versleuteling in te zetten wanneer dat haalbaar en nuttig is. Linnartz gebruikt een gecertificeerd protocol om het serververkeer met bezoekers te versleutelen. De software die de Linnartz gebruikt om persoonsgegevens te verwerken, is afkomstig van gerespecteerde en betrouwbare leveranciers.

Welke rechten heeft u? 

U hebt op grond van de wet in ieder geval de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Een kopie en inzage te vragen in uw gegevens;
• Informatie te ontvangen over de verwerking van uw gegevens;
• Incorrecte gegevens te laten corrigeren;
• Onvolledige gegevens compleet te maken, gezien de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Uw gegevens te laten verwijderen;
• Uw gegevens te laten "beperken";
• Bezwaar te maken tegen het gebruik (de verwerking) van uw gegevens;
• Als u toestemming hebt gegeven voor gebruik van uw gegevens, die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van uw gegevens;
• Als u de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer gegevens door u zijn aangemaakt (bijvoorbeeld op basis van uw gebruik van onze dienst), en u daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, en als de gegevens elektronisch worden verwerkt: dan hebt u het recht om uw gegevens in een gestructureerd en gangbaar format mee te krijgen en, als dat technisch mogelijk is, de gegevens op uw verzoek op die manier aan een andere partij over te laten dragen;
• Een klacht in te dienen bij de bevoegde privacy-toezichthouder (dit kan de toezichthouder zijn in het land van uw gewone verblijfplaats, waar u uw werk verricht of waar (gestelde) inbreuk wordt gemaakt op de privacywetgeving), in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
  
  Om uw rechten uit te oefenen, kan u contact met ons opnemen via de contactgegevens die staan genoemd bij "Contact". Aan uw vraag en werkzaamheden kunnen kosten zijn verbonden.

Het kan zijn dat wij in bepaalde gevallen het recht hebben om uw verzoek te weigeren. In dat geval zullen wij toelichten waarom wij het verzoek weigeren. Het kan zijn dat wij de overeenkomst met u niet meer kunnen uitvoeren als we bepaalde gegevens niet van u hebben, dit zullen wij dan ook toelichten.

In nieuwsbrieven is altijd een afmeldknop opgenomen zodat u zch kunt afmelden van het ontvangen van die berichten.

Heb je vragen of klachten?

Als u vragen of klachten hebt over het gebruik van uw gegevens of over deze privacyverklaring kan u contact opnemen met ons secretariaat. Zie de website onder CONTACT.